Subcontractor Administrator (f/m) będzie odpowiedzialny/a za zarządzanie dokumentacją podwykonawców, umowami oraz procesami administracyjnymi w ramach projektu rafineryjnego.
Osoba na tym stanowisku będzie zapewniać sprawną koordynację pomiędzy podwykonawcami a zespołem projektowym, dbając jednocześnie o zgodność z wymaganiami kontraktowymi, przepisami bezpieczeństwa oraz regulacjami obowiązującymi przy realizacji projektu.
Key Responsibilities
- Manage and maintain all subcontractor documentation, including contracts, purchase orders, safety certificates, and correspondence.
- Assist in subcontractor prequalification, onboarding, and evaluation processes to ensure project standards are met.
- Track and monitor subcontractor performance, schedules, and deliverables in line with project requirements.
- Process and track subcontractor invoices, progress claims, payment applications, and variations.
- Ensure compliance with refinery-specific safety, quality, and regulatory standards.
- Maintain accurate records, logs, and reports related to subcontractor activities.
- Support contract administration, including change orders, claims, and subcontractor communications.
- Act as a liaison between subcontractors and project management, facilitating efficient flow of information and resolving administrative issues.
- Coordinate timely distribution of project documents, drawings, and updates to subcontractors.
Qualifications & Experience
- Diploma or Bachelor’s degree in Business Administration, Civil/Mechanical Engineering, Construction Management, or related field.
- Minimum 3–5 years’ experience in subcontractor administration, preferably in refinery, petrochemical, or industrial projects.
- Knowledge of subcontract management, contract administration, and procurement processes in industrial projects.
- Familiarity with refinery safety, quality, and regulatory requirements.
- Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) and project management or ERP systems (e.g., SAP, Primavera).
Key Competencies & Skills
- Excellent organizational and administrative skills.
- Strong communication, coordination, and interpersonal abilities.
- Detail-oriented with strong time management and multitasking capabilities.
- Ability to work effectively in a multi-disciplinary project environment.
- Proactive in identifying and resolving administrative or contractual issues.
Jeśli jesteś zainteresowany/a udziałem w międzynarodowym projekcie rafineryjnym zapraszamy do aplikowania z CV w języku angielskim. Chętnie przekażemy więcej informacji na temat projektu, organizacji pracy oraz kolejnych kroków rekrutacji.
Uprzejmie informujemy też, że skontaktujemy się z wybranymi kandydatami.